Datenschutzerklärung

MailMind, Stand 3. September 2026

1. Verantwortlich

MailMind ist ein privates, nicht kommerzielles Projekt. Anfragen zum Datenschutz und zur Anwendung erreichen den Entwickler unter
[email protected]

2. Was MailMind ist

MailMind ist eine Anwendung, die auf dem Gerät des Nutzers installiert wird und dort ausgeführt wird. Es gibt keinen zentralen Dienst, der E-Mails empfängt, speichert oder auswertet. Diese Website selbst dient nur der Information und setzt keine Cookies.

3. Zugriff auf das Google-Konto

Wer ein Gmail-Postfach einbindet, erteilt MailMind per Google OAuth 2.0 Zugriff auf folgende Berechtigungen:

gmail.modify: Nachrichten lesen sowie als gelesen oder ungelesen markieren, Ordner zuordnen und beantwortete Nachrichten entsprechend kennzeichnen.
gmail.send: Nachrichten im Namen des Nutzers versenden, ausschließlich auf dessen Auslösung hin.

Die Zugriffs- und Auffrischungstoken werden im Schlüsselbund des Betriebssystems gespeichert, auf Linux etwa in KWallet oder GNOME Keyring. Sie verlassen das Gerät nicht. Die Anmeldung läuft im Browser des Nutzers direkt gegen Google; MailMind sieht das Google-Passwort zu keinem Zeitpunkt.

Limited Use. Die Verwendung von Daten aus Google-APIs durch MailMind richtet sich nach der Google API Services User Data Policy einschließlich der Limited-Use-Anforderungen. Daten aus dem Google-Konto werden ausschließlich für die vom Nutzer angeforderten Funktionen verwendet. Sie werden nicht an Dritte verkauft, nicht für Werbung genutzt, nicht zum Training allgemeiner KI-Modelle verwendet und nicht von Menschen gelesen, außer der Nutzer verlangt dies ausdrücklich zur Fehlerbehebung.

4. Wo die Daten liegen

Nachrichten, Anhänge und Einstellungen werden lokal auf dem Gerät gespeichert.
Passwörter, OAuth-Token und API-Schlüssel liegen im Schlüsselbund des Betriebssystems, nicht in der Anwendungsdatenbank.
Es findet keine Übertragung an einen Server des Anbieters statt. Es gibt keine Nutzungsstatistik, keine Absturzberichte und kein Tracking.

5. Verarbeitung durch KI-Anbieter

Für Antwortvorschläge, Stilanalyse und Betreffvorschläge werden Inhalte an einen KI-Anbieter übertragen. Das geschieht ausschließlich, wenn eine solche Funktion aktiv ausgelöst wird, und nur an den Anbieter, der in den Einstellungen hinterlegt ist. Zur Auswahl stehen unter anderem:

Ollama auf dem eigenen Rechner oder im eigenen Netz. In dieser Betriebsart verlassen die Inhalte das eigene Netz nicht.
Google Gemini / Vertex AI, Anthropic Claude, OpenAI sowie OpenAI-kompatible Endpunkte. Hier gelten zusätzlich die Datenschutzbestimmungen des jeweiligen Anbieters.

Übertragen wird jeweils nur, was die Funktion benötigt, etwa die zu beantwortende Nachricht und der bisherige Entwurf. Die Wahl des Anbieters und damit der Ort der Verarbeitung liegt vollständig beim Nutzer.

6. Optionaler Geräte-Sync

Wer mehrere Geräte abgleicht, kann einen Sync-Server nutzen. Die Inhalte werden dabei vor dem Verlassen des Geräts Ende-zu-Ende verschlüsselt. Der Server speichert nur Chiffrat sowie technische Felder, die zur Zuordnung nötig sind, und kann die Inhalte nicht entschlüsseln. Diese Funktion ist standardmäßig nicht aktiv.

7. Zugriff widerrufen

Der Google-Zugriff kann jederzeit unabhängig von der Anwendung entzogen werden, unter myaccount.google.com/permissions. MailMind kann danach nicht mehr auf das Postfach zugreifen. Lokale Daten werden entfernt, indem das Konto in der Anwendung gelöscht oder die Anwendung samt Datenverzeichnis deinstalliert wird.

8. Rechte der Betroffenen

Da der Anbieter keine personenbezogenen Daten der Nutzer erhebt oder speichert, liegen Auskunft, Berichtigung und Löschung technisch beim Nutzer selbst. Für Fragen dazu: [email protected].

9. Änderungen

Änderungen dieser Erklärung werden auf dieser Seite veröffentlicht, erkennbar am Stand oben.